経理・人事のスケジュール
| 1月 | 法定調書・給与支払報告書の提出 償却資産申告書の提出 所得税の納付（納期の特例） 新年度の賃金台帳・出勤簿等の準備 |
| 2月 | |
| 3月 | 従業員の被扶養者届の提出 |
| 4月 | |
| 5月 | 住民税特別徴収税額通知書の受領 |
| 6月 | 住民税の納付（納期の特例） 特別徴収税額の更新 |
| 7月 | 所得税の納付（納期の特例） 社会保険の定時決定 |
| 8月 | |
| 9月 | 決算期 決算準備 税務調査 社会保険の更新 |
| 10月 | 決算作業 |
| 11月 | 法人税申告書の提出 法人事業税・住民税申告書の提出 消費税申告書の提出 年末調整の準備 |
| 12月 | 住民税の納付（納期の特例） 年末調整・源泉徴収票の交付 |
書類の整理のしかた
総務では、多種多様な書類を扱います。きちんと整理し、いつでも簡単に取り出せるようにしておかなくてはなりません。
書類が増えるたびに上にファイリングしていくので、基本的に古い日付のものが下になります。
書類の保存のしかた
決算終了後は、前期のファイルは段ボールなどに入れて保存します。側面に事業年度、ファイル名、保存期限を書いた書類保存箱ラベルを貼ります。
| 書類保存箱 | |
| 事業年度 | 自 年 月 日 至 年 月 日 |
| 保存書類 | 支払済請求書 ファイル入金済請求書控 ファイル領収書（税、社会保険、労働保険関係以外） 仕訳帳 総勘定元帳 |
| 保存期限 | 年 月 日 |
基本情報ファイル、申告書ファイル、従業員ファイル、契約書ファイル、社会保険・労働保険ファイル、源泉徴収簿ファイル、領収書（税、社会保険、労働保険関係）は当期も同じファイルに綴じていきます。
総務のファイル
基本情報ファイル
- 定款
- 登記事項証明書
- 税務届出書・申請書
インデックスカード/定款/インデックスカード/登記事項証明書/インデックス/税務届出書申請書
申告書ファイル
- 株主総会議事録、申告書（決算書、固定資産台帳、棚卸表を含む）
事業年度ごとにファイリング
契約書ファイル
取引先ごとにインデックス
未払/支払済 請求書ファイル
未入金/入金済 請求書控ファイル
人事のファイル
従業員ファイル
- 労働者名簿
- 従業員ごとのインデックス
- 労働条件通知書控
- 雇用契約書
- 身元保証書
- 退職届
- 退職合意書控
- 離職証明書（事業主控）
社会保険・労働保険ファイル
- 健康保険・厚生年金被保険者報酬月額算定基礎届
- 労働保険申告書
- など
源泉徴収簿ファイル
- 事業年度インデックス
- 納付管理表
- 従業員ごとの申告書（扶養控除等申告書（コピー）、保険料控除申告書兼配偶者特別控除申告書、住宅借入金等特別控除申告書）※今年回収分
- 源泉徴収簿
- 扶養控除等申告書（原本）※昨年回収分
経理のファイル
仕訳帳・総勘定元帳
会計ソフトで作成した場合も印刷して保存します。
領収書（税、社会保険、労働保険関係以外）
A4用紙に糊付けし、古いものを下から順に右端を揃えて貼ります。
領収書（税、社会保険、労働保険関係）
ノートに糊付けして1ページ目から順に貼ります。
書類の保存期間
書類ごとに法律で保存期間が決まっているものがあります。基本的には保存期間より長く保存するのは問題ありませんが、マイナンバーが記載された書類については保存期間が過ぎたら必ず廃棄しなければなりません。
原則的な保存期間
| 保存期間 | 書類の名称 | 保存開始日 |
| 永久 | ||
| 定款 | 会社設立日 | |
| 10年 | ||
| 決算書仕訳帳総勘定元帳 | 帳簿の閉鎖、決算書の作成日 | |
| 7年 | ||
| 申告書、領収書、契約書 請求書、見積書、発注請書、納品書、検収書控 請求書控、見積書控、発注書、納品書控、検収書 源泉徴収簿、預金通帳、固定資産台帳、棚卸表など | 申告書の提出期限 欠損金発生事業年度は9年 | |
| 扶養控除等申告書 保険料控除申告書 兼配偶者特別控除申告書 | 会社が受領した翌年1月11日 | |
| 5年 | ||
| 身元保証書 一般健康診断個人票 面接指導結果報告書（ストレスチェック含む） | 作成日 | |
| 4年 | ||
| 雇用保険被保険者資格取得等確認通知書 雇用保険被保険者資格喪失確認通知書 被保険者離職証明書（事業主控） 被保険者休業開始時賃金月額証明書（事業主控）（育児・介護） 育児休業給付受給資格確認票（初回） 育児休業給付金支給申請書 介護休業給付金支給申請書 被保険者氏名変更届受理通知 | 退職、解雇の日など | |
| 3年 | ||
| 労働基準法関係 | 労働者名簿労働条件通知書控 雇用契約書 退職届解雇通知書控 出勤簿賃金台帳 | 退職、解雇の日など |
| 雇用・労災保険関係 | 労働保険保険関係成立届 労働保険概算・確定保険料申告書 | 退職、解雇の日など |
| 労働者災害補償保険関係 | 労働者災害補償保険特別加入申請書 療養補償給付たる療養の給付請求書 療養補償給付たる療養の費用請求書 | 退職、解雇の日など |
| 2年 | ||
| 健康保険・厚生年金保険関係 | 被保険者資格取得等確認通知書 被保険者資格喪失確認通知書 標準報酬月額決定通知書 | 退職、解雇の日など |
| 雇用保険関係 | 適用事業所設置届 事業主各種変更届 被保険者関係届出事務等代理人選任・解任届 | 退職、解雇の日など |
実務的な保存期間
| ファイルの名称 | 保存開始日 |
| 永久 | |
| 基本情報ファイル 申告書ファイル | |
| 10年 | |
| 仕訳帳総勘定元帳 | 申告書の提出期限 |
| 7年 ※欠損金発生事業年度は9年 | |
| 従業員ファイル（退職者・解雇者分） | 退職、解雇の日 |
| 契約書ファイル（契約終了分） | 契約の終了日 |
| 支払済請求書ファイル | 書類発行（受領）の事業年度に関する申告書の提出期限 |
| 入金済請求書控ファイル | |
| 社会保険・労働保険ファイル | 毎年1月10日に所得税納付後、7年経過したものを廃棄 |
| 源泉徴収簿ファイル | |
| 領収書（税、社会保険、労働保険関係以外） | 書類受領の事業年度に関する申告書の提出期限 |
| 領収書（税、社会保険、労働保険関係） | 貼付終了後 |
| 出勤簿賃金台帳 | 記載終了後、7年経過したものを廃棄 |
| 一般健康診断個人票 | 書類受領の事業年度に関する申告書の提出期限 |